Die Stadt Willich nimmt elektronische Rechnungen (E-Rechnung) im XRechnung-Standard entgegen. Eine E-Rechnung sind strukturierte Daten, die automatisiert übertragen werden und direkt in die IT-Verfahren des Rechnungsempfängers einfließen können. Dies spart nicht nur dem Rechnungssteller das Porto für die Rechnung, sondern auch auf der Seite des Rechnungsempfängers Zeit und Aufwand bei der Erfassung und Bearbeitung.
Emfangsmöglichkeiten der Stadt Willich
- Verwenden Sie für die Erstellung einer Rechnung das E-Rechnungsportal des Landes NRW.
- Zusätzlich können Sie Rechnungen in dem bundesweit abgestimmten Format "XRechnung-Standard" an die für den Empfang von elektronischen Rechnungen eingerichtete E-Mail-Adresse senden: erechnung@stadt-willich.de
Leitweg-ID
Für die Adressierung der E-Rechnung an die Stadt Willich verwenden Sie bitte die Leitweg-ID 051660036036-31001-16 der Stadt Willich. Sollten Sie eine direkte Ansprechperson für die Rechnung bei der Stadt haben, dann geben Sie diese bitte mit an.
Voraussetzungen
- Sie erbringen Dienstleistungen für die Stadt Willich
- Die elektronische Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format (XML) vorliegen, das eine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht (PDF Dokument oder Bilddatei genügen nicht).
- Die Rechnung muss folgende Anforderungen erfüllen:
- CEN-Norm "Elektronische Rechnungsstellung"
- Anforderungen der E-Rechnungsverordnung des Bundes und
- Anforderungen der jeweiligen Nutzungsbedingun-gen der verwendeten Rechnungseingangsplattform
- Rechnungssender müssen sich für die Rechnungsstellung bei der jeweiligen E-Rechnungseingangsplattform registrieren.
Benötigte Unterlagen
- Rechnungsbegründende Unterlagen
Fristen
Besonderheiten
Die E-Rechnung ist grundsätzlich kostenlos aber: Wenn Sie einen Dienstleister mit der Übermittlung von Rechnungen beauftragen, können unter Umständen Kosten für diesen Dienstleister anfallen.
Standard XRechnung
Ein Standard für die elektronische Rechnungsstellung ist der Standard XRechnung. Der Standard wurde von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) herausgegeben. Ferner koordiniert die KoSIT die Weiterentwicklung der XRechnung unter Einbezug von Experten aus Bund, Ländern und Kommunen. XRechnung ist eine Konkretisierung („Core Invoice Usage Specification“, kurz: CIUS“) der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und steht nicht in Konkurrenz zur europäischen Norm.
Weiterführende Information
Verfahrensablauf
Ihre E-Rechnungen können Sie:
- per E-Mail senden,
- direkt hochladen,
- per Weberfassung manuell erstellen oder
- mittels Peppol versenden.
Peppol eDelivery Network ist ein europäisches Transportnetzwerk für den Austausch von Dokumenten mit der öffentlichen Verwaltung (Pan-European Public Procurement OnLine). In jedem Fall müssen Sie sich vorher bei der jeweiligen E-Rechnungseingangsplattform registrieren.
- Für Rechnungen an Behörden der unmittelbaren Bundesverwaltung steht Ihnen die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) zur Verfügung.
- Für Rechnungen an Behörden der mittelbaren Bundesverwaltung und kooperierender Bundesländer steht die Onlinezugangsgesetzkonforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE) bereit.
Bei der Registrierung müssen Sie folgende Daten hinterlegen:
- Vor- und Nachname
- Passwort
- E-Mail-Adresse
Wenn Sie Ihre Rechnungen über die E-Rechnungseingangsplattformen übermitteln möchten:
- Rufen Sie den Link der jeweiligen E-Rechnungseingangsplattform auf.
- Registrieren Sie sich und melden Sie sich an.
- Wählen Sie über die Benutzerverwaltung einen für Sie optimalen Übertragungskanal für Ihre E-Rechnungen aus.
- Geben Sie stets die Leitweg-ID an, die Sie von Ihrem Auftraggeber bekommen haben.
- Ihre Rechnung wird durch die jeweilige E-Rechnungseingangsplattform automatisch auf formale Richtigkeit und Vollständigkeit überprüft.
- Anschließend wird Ihre geprüfte elektronische Rechnung dem Rechnungsempfänger anhand der ihm zugeordneten Leitweg-ID bereitgestellt.
- Ihre Rechnung gilt als dem Rechnungsempfänger zugestellt, wenn sie bei der jeweiligen E-Rechnungseingangsplattform eingegangen ist.
Folgende Formate sind für rechnungsbegründende Anlagen zulässig:
- PDF-Dokumente
- Bilder (PNG, JPG, JPEG)
- Textdateien (CSV)
- Excel-Tabellendokumente (XLSX)
- OpenDocument-Tabellendokumente (ODS)
- XML bei Verwendung der Extension
Wenn Sie Ihre Rechnung manuell über die E-Rechnungseingangsplattformen erstellen, dürfen Sie maximal 200 rechnungsbegründende Anlagen (insgesamt maximal 15 MB) anhängen.
Bearbeitungsdauer
1 Minute (Die digitale Entgegennahme, Prüfung und Bereitstellung dauert in der Regel nur wenige Sekunden)