• Sie erbringen Dienstleistungen für die Stadt Willich
• Die elektronische Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format (XML) vorliegen, das eine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht (PDF Dokument oder Bilddatei genügen nicht).
• Die Rechnung muss folgende Anforderungen erfüllen:
  • CEN-Norm "Elektronische Rechnungsstellung"
  • Anforderungen der E-Rechnungsverordnung des Bundes und
  • Anforderungen der jeweiligen Nutzungsbedingun-gen der verwendeten Rechnungseingangsplattform
• Rechnungssender müssen sich für die Rechnungsstellung bei der jeweiligen E-Rechnungseingangsplattform registrieren.
   

Die E-Rechnung ist grundsätzlich kostenlos aber: Wenn Sie einen Dienstleister mit der Übermittlung von Rechnungen beauftragen, können unter Umständen Kosten für diesen Dienstleister anfallen.

Standard XRechnung

Ein Standard für die elektronische Rechnungsstellung ist der Standard XRechnung. Der Standard wurde von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) herausgegeben. Ferner koordiniert die KoSIT die Weiterentwicklung der XRechnung unter Einbezug von Experten aus Bund, Ländern und Kommunen. XRechnung ist eine Konkretisierung („Core Invoice Usage Specification“, kurz: CIUS“) der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und steht nicht in Konkurrenz zur europäischen Norm.

Ihre E-Rechnungen können Sie:

• per E-Mail senden, 
• direkt hochladen, 
• per Weberfassung manuell erstellen oder 
• mittels Peppol versenden. 

Peppol eDelivery Network ist ein europäisches Transportnetzwerk für den Austausch von Dokumenten mit der öffentlichen Verwaltung (Pan-European Public Procurement OnLine). In jedem Fall müssen Sie sich vorher bei der jeweiligen E-Rechnungseingangsplattform registrieren.

• Für Rechnungen an Behörden der unmittelbaren Bundesverwaltung steht Ihnen die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) zur Verfügung. 
• Für Rechnungen an Behörden der mittelbaren Bundesverwaltung und kooperierender Bundesländer steht die Onlinezugangsgesetzkonforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE) bereit.

Bei der Registrierung müssen Sie folgende Daten hinterlegen:

• Vor- und Nachname
• Passwort
• E-Mail-Adresse

Wenn Sie Ihre Rechnungen über die E-Rechnungseingangsplattformen übermitteln möchten:

• Rufen Sie den Link der jeweiligen E-Rechnungseingangsplattform auf.
• Registrieren Sie sich und melden Sie sich an.
• Wählen Sie über die Benutzerverwaltung einen für Sie optimalen Übertragungskanal für Ihre E-Rechnungen aus.
• Geben Sie stets die Leitweg-ID an, die Sie von Ihrem Auftraggeber bekommen haben.
• Ihre Rechnung wird durch die jeweilige E-Rechnungseingangsplattform automatisch auf formale Richtigkeit und Vollständigkeit überprüft.
• Anschließend wird Ihre geprüfte elektronische Rechnung dem Rechnungsempfänger anhand der ihm zugeordneten Leitweg-ID bereitgestellt.
• Ihre Rechnung gilt als dem Rechnungsempfänger zugestellt, wenn sie bei der jeweiligen E-Rechnungseingangsplattform eingegangen ist.

Folgende Formate sind für rechnungsbegründende Anlagen zulässig: 

• PDF-Dokumente
• Bilder (PNG, JPG, JPEG)
• Textdateien (CSV)
• Excel-Tabellendokumente (XLSX)
• OpenDocument-Tabellendokumente (ODS)
• XML bei Verwendung der Extension

Wenn Sie Ihre Rechnung manuell über die E-Rechnungseingangsplattformen erstellen, dürfen Sie maximal 200 rechnungsbegründende Anlagen (insgesamt maximal 15 MB) anhängen.